Performance management i praktiken

Performance management är en utvecklingsprocess som syftar till att nå de strategiska mål och resultat som organisationen har åtagit sig att leverera. Det handlar dock inte bara om resultat. För att man skall lyckas med Performance management så handlar det lika mycket om att utveckla medarbetarna för att nå de förväntade resultaten.

För att inte drunkna i utvecklingsaktiviteter så behöver vi bryta ner de strategiska målen på grupp och medarbetarnivå och definiera den kunskap, färdighet och kompetens etc. som behövs för att vi ska kunna prestera och nå målen.

Detta synsätt  ser vi inte bara på arbetplatsen utan överallt i samhället exempelvis i kommunen, idrotten, skolan m.fl. Det börjar redan på dagis med de nationella skolmålen som bryts ner till individuella mål och utvecklingsplaner för eleverna, dialogen med läraren, portfolio där man sparar sitt arbete och uppföljningen sker i form av utvecklingssamtal.

Utvecklingsprocessen för medarbetaren på en arbetsplats omfattar normalt följande aktiviteter baserat på de strategiska målen:

Rolldefinitioner – Chef och medarbetare kommer överens om medarbetarens resultatområden och vilka kompetenser denne bör besitta. Man kommer även överens om hur målen ska mätas och följas upp samt om eventuell utveckling behövs.

Kontraktet – Chef och medarbetare måste tydligt formulera förväntningarna på varandra, gärna i ett skriftligt ”kontrakt”. Frågor av betydelse är bland annat målsättningar och standards, hur prestationer ska utvärderas och mätas, samt värderingar och övergripande operationella krav.

Personlig utvecklingsplan – Här kommer man överens om vad medarbetaren ska göra för att utöka sina kunskaper och kompetenser (och därmed prestationer) inom specificerade områden.

Hantera prestationer över året – Performance management är en kontinuerlig process med återkoppling, uppdaterade mål och rådgivning som ständigt pågår. Syftet är att nå bättre förståelse för vad som ska göras, hur det ska göras och vad som har uppnåtts. Årliga medarbetarsamtal är en del, men det viktigaste är den kontinuerliga processen över året, exempelvis via informella möten och grupparbeten.

Medarbetarsamtal – En formell utvärdering av prestationer över en period bör göras regelbundet, exempelvis årsvis eller halvårsvis. Här diskuterar man vad som har uppnåtts, framsteg och eventuella problem samt fastställer ett nytt kontrakt och en ny utvecklingsplan för den kommande perioden.

Syftet med performance management är att uppnå bättre resultat för individer, arbetsgrupper och organisationer genom ett överenskommet ramverk av målsättningar, standards och kompetenskrav. Arbetet med att utveckla en gemensam syn på vad som ska uppnås på kort och lång sikt ska ses som en utvecklingsprocess snarare än som en engångsföreteelse. Processen hanteras framför allt av linjecheferna, med stöd av HR-ansvariga och ledning.

Fokus på medarbetarens prestation och resultat

När fokus flyttas från organisatorisk uppföljning till individuell uppföljning är det viktigt att medarbetaren ges möjlighet att ta ansvara för sin prestation och får tillgång till verktyg för att att kunna samla och knyta sin mål till överordnade mål (på engelska "Align") uppdatera sina framsteg och kunna anteckna, dokumentera och initiera utvecklingsaktiviteter som tar honom/henne till de överenskomna målen. Det är först då när medarbetaren känner att han/hon äger sina mål och resultat som Performance processen får genomslagskraft.

För Chefen är det viktigt att få tillgång till verktyg för att kunna se, följa upp och stödja sina medarbetares prestationer eftersom medarbetarens prestation är kopplad till Chefens mål och resultat. Detta ställer krav på  ett coachande, öppet och ärligt ledarskap samt kontinuerlig återkoppling som gör det möjligt att justera målen efter de erfarenheter och kunskaper som medarbetaren får i arbetet.

Viktiga delar i prestationsarbetet
• Affärsmål översätts till avdelningsmål, mål för arbetsgruppen och individuella mål.
• Ledning och chefer arbetar för att klargöra målsättningar på alla nivåer.
• Arbetet är en kontinuerlig utvecklingsprocess, där prestationerna förbättras över tiden.
• Konsensus och samarbete, snarare än kontroll och order, styr arbetet.
• Självstyrning och individuella prestationer ges stöd och uppmuntras.
• Ledningsstilen är öppen och ärlig samt uppmuntrar dialog mellan chefer och medarbetare.
• Kontinuerlig återkoppling gör det möjligt att justera målen efter de erfarenheter och kunskap som medarbetare får i arbetet.
• Prestationer mäts och utvärderas mot gemensamt överenskomna mål.
• Arbetet omfattar hela personalen och handlar inte bara om att länka prestationer mot finansiella belöningar.
• Transparenta beslut. Medarbetare som påverkas av beslut ska kunna undersöka grunden för dessa.